Fallbeispiel: Referentin vor 300 KMU-Unternehmern

Die Story bis zur Definition des Auftrags

Dieses Fallbeispiel war eines meiner frühen und wegweisenden Coachings für meine heutige Positionierung als Senior Speed Coach. Schon die Entstehung des Auftrages war speziell und spricht vor allem für die Offenheit und Entwicklungsbegierde der Klientin (Name anonymisiert): Melanie S., Chief of Business Development einer schweizweit führenden Agentur für digitale Entwicklung. An der Uni Zürich hörte ich von ihr ein Fachreferat über den aktuellen digitalen Entwicklungsstand der Schweiz im Vergleich zu Europa und den USA: viele komplexe Folien, sehr schnelles, präzises, gut verständliches Speaking. Die Zuhörer waren nicht etwas Informatik-Studierende, sondern – entsprechend der Einladung – ein Sammelsurium von Studierenden aller Fachrichtungen. Während und am Ende des Referats waren für mich die Überforderung, der ‘overload’, sehr vieler Zuhörenden deutlich zu spüren. Im Nachhinein meldete ich mich ‘ungefragt’ per mail bei Melanie, mit einem konstruktiven Feedback: Betonung aller positiven Punkte (und das war die Mehrheit!), aber mit der Anmerkung, dass die ‘Kundenorientierung’ der Präsentation Optimierungspotenzial habe. Um ihr das verständlich aufzuzeigen, bot ich ihr ein kostenloses Coaching an, falls sie in nächster Zeit wieder ein Referat vor wichtigem Publikum zu halten habe. Anmerkung: So etwas mache ich heute noch, aber NUR dort, wo ich von einer Person und ihrer gesellschaftlichen Funktion fachlich und menschlich angetan bin; das hat dann nichts mit ‘order-fishing’ zu tun, sondern läuft unter der Rubrik ‘pro bono Tätigkeit’.

Der Coaching-Auftrag und seine Abwicklung

Zwei Monate später meldet sich Melanie aus heiterem Himmel bei mir: Ja, jetzt würde sie mein Angebot gerne in Anspruch nehmen: Sie ist eingeladen, für einen Business Club vor 300 KMU-Unternehmern ein 40-minütiges Referat zu halten: «Die Schweiz: Digitaler Spitzenreiter in Europa?» Anders als in einem kostenpflichtigen Coaching wählte ich mein Procedere so, dass eine einzige Live-Sitzung (max. 90 Minuten) ausreichen würde( speed coaching in Reinkultur :-), und zwar so: 1) Melanie sollte das Referat nach eigenem Gutdünken für dieses Publikum vorbereiten und es mir mit Text und Folien zusenden.  2) Darauf gebe ich ihr ein schriftliches Feedback mit Vorschlägen, und nachdem sie mir ihre zweite Fassung (wo sie SELBER entscheidet, ob und welche meiner Vorschläge sie einbaut oder nicht) gesendet hat, werden wir 3) eine Live-Sitzung abhalten für die letzte Vorbereitung des Auftritts vor den 300 Personen.

So geschah es auch, und folgendes waren meine Coaching Inputs

1. Melanies Referat-Entwurf und mein Feedback

Es war mir sofort klar, dass mit diesem 10-seitigen Entwurf die 40 Minuten weit überschritten würden: Rechne mindestens 4 Minuten für eine geschriebene A4-Seite in Sprachform! Und es waren zu viele und darunter zu komplexe Folien. Folglich machte ich konkrete Kürzungsvorschläge, inklusive neuer Übergänge, und ich machte konkrete Vorschläge, welche Folien und warum weggelassen werden könnten. Als Ziel formulierte ich: 30, max. 35 Minuten Referat, langsam und verständlich gesprochen, danach Öffnung für Fragen und Austausch. Die Einhaltung der vorgegebenen Zeit ist «heilig», und für Kürzungen gilt der Spruch: ‘was der Hase nicht weiss, macht ihn nicht heiss’. Inhaltlich hatte Melanie das Thema top abgedeckt, den digitalen Entwicklungsstand der Schweiz gut ausgeleuchtet. Aber dazu machte ich einen wichtigen didaktischen Vorschlag: Kürze des Hauptthema nochmals um ca. 7 Minuten (Vorschläge dafür hatte ich schon drin) und baue einen Zuhörer-spezifischen Teil ein: «Wie kann ich (die KMU-Unternehmerin, der KMU-Unternehmer) vom hohen digitalen Stand der Schweiz profitieren?» Zeige da etwas auf und biete dich sogar als Anlaufstelle an für diesbezüglich Fragen der Zuhörerschaft. Und habe keine Angst: du wirst nicht überschwemmt werden mit Anliegen, das zeigt die Erfahrung!

2. Zweitentwurf und Live-Sitzung

Melanie hat dann in ihre Zweitfassung die meisten meiner Vorschläge eingebaut, und vor allem hat sie einen attraktiven kundenorientierten Schlussteil entwickelt. Bei unserem live-Treffen schauten wir nur noch wenige Textstellen und Folien mit Verbesserungspotenzial an; aber dann kamen wir rasch zum Training der Auftrittskompetenz: Ich bat Melanie, mir (= Publikum) drei ausgewählte Stellen des Referats 1:1 vorzutragen: 1) den Einstieg und die ersten 5 Minuten; 2) eine inhaltlich anspruchsvolle Stelle aus der Mitte, und 3) den kundenorientierten Schlussteil plus das Referatsende: den Übergang zu Fragen und Diskussion. – Bei allen drei Stellen erwies sich das Rollenspiel als total sinnvoll: Der Beginn und Einstieg muss besonders langsam und deutlich erfolgen, das Tempo steigert sich danach von selbst. Bei komplexen Stellen gilt es, das Sprechtempo deutlich zu reduzieren, und beim Abschluss bzw. beim Übergang zum Frageteil ist der Augenkontakt zum Publikum speziell wichtig: die Aufmerksamkeit ganz am Schluss nochmals hochfahren!

Auf diese Weise war ein didaktisches und Auftritts-Coaching mit mehrfachem mail-Austausch und mit nur einer einzigen live-Sitzung absolut ausreichend. Die spätere Rückmeldung von Melanie bestätigte ihr und mir, dass sich der relativ bescheidene Aufwand gelohnt hatte und dass sie aus dieser Erfahrung nachhaltig auch für spätere Auftritte profitieren konnte.

Ihr eigener Auftritt vor Publikum

Stehen Sie selber auch hie und da vor einem wichtigen Auftritt? Eine einmalige Coaching-Begleitung – maximal drei Sitzungen – hat nachhaltige Wirkung auf alle späteren Auftritte! Ich freue mich über Ihre Kontaktaufnahme.

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